1. 機密文件管制規範：保密期限vs保存期限
2. 專利生命流程 vs 機密管理
3. 專利管理與營業秘密管理
4. TIPS7.3.1溝通管道的落實
5. 商標管理的提醒事項

機密文件管制規範：保密期限vs保存期限

首先我們來探討企業中機密文件管制的規範，特別針對保密期限與保存期限進行深入探討。在TIPS 8.2.2.1的(c)的規範中，針對機密文件的管制提到，對足以影響組織智財相關權益的文件，設定文件機密等級、保密期限以及傳遞、保存及銷毀等處理流程。在此提到的保密期限是針對載體，也就是紙本文件、電子檔案所存放的硬碟或其他媒體，比如光碟等。此外，企業在設定機密文件的保存與銷毀處理流程中，也要考量載體的保存期限。保密期限與保存期限不一定相同。企業在保密期限屆滿時會評估載體是否需要維持以及延長保密及保存期限。驗證的時候，驗證委員會檢視機密文件的管制程序中，保密期限應小於等於保存期限。如果企業在機密文件的保密期限設定成永久，但保存期限只有十年，就會造成管理邏輯上的矛盾，被驗證委員認定為缺失事項。因此，從企業的角度來看，機密管理的目的是強調機密資訊內容的保密，例如營運募資計畫書中寫的營運構想屬於商業機密，應永久保密，不受保密契約終止或到期而改變。企業應重視機密文件管制，遵守相關規範，避免產生潛在的風險。

關於公司治理評鑑指標2.27的內容，是公司是否制訂與營運目標連結的智慧財產管理計劃，並於公司網站或者是年報揭露執行的情況，至少一年一次來向董事會報告，這個規範的內容其實包括了三項的重點要件。
第一要件：上市上櫃公司在公司治理規範中，應該要制訂與營運目標連結的智慧財產管理計劃。
第二要件：要將它公開到公司的網站或年報進行揭露。
第三要件：至少一年要一次。
所以不能只揭露到企業內部，因為要對社會大眾或是股東們報告，我們都有可能是利害關係人。

專利生命流程 vs 機密管理

專利生命流程和機密管理是兩個相關但又不同的主題。在談到新穎公司的EPS專利管理系統時，它有自己的管制規範。該系統的主要管理標的是專利，因此按技術提案階段劃分為不同的研發成果類型。這些類型包括：申請前的提案資料、申請中的專利資料、未透過提案技術的資料、公開專利資料、獲準專利資料、放棄專利資料、行政救濟或者是爭議專利資料，以及營業秘密案件等等。 由於這些智力成果的產出依據專利提案到申請的不同階段，因此會有不同的保密管制要求。這些智力成果的產出範圍符合TIPS 8.2.2.1的(c)的機密文件的管制範圍。因此，企業中的研發成果實際上就是機密文件的管制範圍。所有相關的管制措施都不能輕忽，這點必須特別注意。

專利管理與營業秘密管理

專利管理與營業秘密管理都是企業必須注意的重要事項。在專利申請的階段，包括申請前的提案資料、申請中的專利資料以及未通過的提案資料，都是機密文件的範疇，需要設置管制權限來控管。在企業內部，可以考慮開放特定人員可以看到申請中的專利清單，以激發更多的發明應用。此外，行政救濟專利或爭議專利的資料也屬於機密文件的管制範圍。而營業秘密更是企業重要的核心價值，需要做好相應的管理措施來保護。

TIPS7.3.1溝通管道的落實

接下來我們來討論關於智財管理制度中，如何落實內外部資訊溝通管道，特別是公告園地和諮詢園地的設計概念與目的。根據TIPS 7.3.1的規範，組織應該建立智財管理制度運作所必要的內外部資訊溝通管道，使資訊可以即時地反應和傳遞。為了達到這個目的，EPS專利管理系統中設計了公告管理和諮詢園地的功能，特別適合落實內部資訊傳遞和問題解決。然而，有些企業使用公司的布告欄或內網EIP的系統的首頁來公告智財相關事項，但因為不是專用的園地，資訊容易被其他單位的訊息淹沒掉而忽略，進而影響溝通管道的有效性。公告園地可用於傳遞年度智財政策目標、最新修訂的制度文件、紀錄表單等智權訊息，諮詢園地可用於回答同仁對智財管理制度的疑問或意見，並累積相關問題的解答，形成組織的知識，以達到有效的充分溝通。

商標管理的提醒事項

我想特別提醒一下商標管理的注意事項。在盤點和更新智財清單時，不僅要考慮維護期程的管控和權利狀態的更新，更重要的是保存商標使用證據。如果沒有保存使用證據，註冊的商標可能因為三年未使用而被廢止。這對企業來說非常重要，因為有時候企業會忘記使用商標，導致商標被廢止。如果使用TIPS作為商標管理系統，使用紀錄會被調閱查看。因此，我們建議廠商要多加注意商標管理，特別是使用TIPS作為商標管理系統的廠商。如果您對商標管理系統有興趣，歡迎聯繫我們或直接聯繫小薇。商標管理是企業進行國際化競爭中非常重要的競爭武器。 此外，我們感謝美君對TIPS 8.2.1的(c)機密文件管制要求、保存期限大於等於保密期限的探討以及對EPS專利管理系統的研發成果在各階段的分類如何滿足機密文件要求等相關議題的深入探討。這些議題在導入TIPS或規劃資訊系統時都是重要的評估重點。同時，我們也探討了TIPS 7.3.1的溝通管道、委員審查重點和資訊系統設計重點。最後，除了專利的盤點外，商標的盤點也是一個非常重要的項目需求，在進行分類管理時要注意相關的管制紀錄。

下集主要將探討：針對TIPS 8.1.3研發成果與公開審查來思考資訊系統的相關輔助落實的應用設計。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 企業平均每年合約的續約案量
2. 自動續約－「續約不審查、不通知，可以嗎？」
3. 永久合約－「系統功能的機制如何滿足你的需求」
4. 人工產出的報表無法正規化、系統化
5. 合約內文比對功能的應用情境

企業平均每年合約的續約案量

有關於合約的續約審查議題，新穎在輔導導入合約管理系統的時候，企業請我們轉置的合約的資料量動輒都是上萬筆，那我們都常常跟企業說可不可以把有生命的合約資料轉置就好，要不然法務來整理這些資料也是非常辛苦的喔。

如果是資本額約四、五十億的公司，每個月合約續約的案量高達400案以上，那一年下來光是續約的案子就有四、五千案這麼多了，然而不只有合約續約案，企業也會持續的增加新案，最後不管是續約案加上新增案件總共是成千上萬案，所以法務一年的工作量是非常大的，在這麼高壓的工作量下，當然會需要一個專屬的系統！

新穎在系統設計其實著重在「新案的提案」、「審約的流程」、以及「續約的通知作業」，特別在續約的通知作業尤其重要，因為這有關與廠商長期的合作關係。然而續約不只是合約到期前通知相關人員，裡面還有不同的作業程序要討論，而續約的型態有不同的類型：分別為自動續約與永久合約。

自動續約－「續約不審查、不通知，可以嗎？」

自動續約的延展是不需再進行”審查作業”，但是要不要通知？該通知誰？這個部分就會有不同的規定，是要通知申請單位的人員亦或是業務主管還是法務人員？

法務其實要將每個月需要續約的全部合約，一口氣彙整提報各單位，如果法務人員還需要將每個月的續約合約進行統整並且通知相關人員，這壓力相當大，可能是上百件合約，這個金額可能是成千上萬。如果你沒有資訊系統協助管理的時候，光是合約的續約作業就會讓法務人員的工作量非常大，這個都會造成公司的人力成本支出， 所以新穎在這部分的自動續約的延展，到期前會進行相關人員的通知，也許是60天或90天等。那同時企業的合約紀錄都要有延展的歷程記錄，這個也就是公司在經營活動當中，所有的商業行為活動紀錄，這相當重要。

這裡跟大家分享一個實務的案例，我有一個客戶跟某日本公司原物料進行合作，簽訂的合約就是自動續約，那這個合約執行多年來也沒有什麼太大的問題，直到有一天倉儲的人員來通知研發部門說，原物料沒有空間存放了，請他們再申請存放空間，結果研發單位一查發現，早就已經沒有在使用這個原物料的料號了。

問題出在哪裡？就是合約當初是自動續約的，沒有再經過”再審約與通知”！

因此客戶二話不說就導入了我們的合約管理系統，就是為了自動續約審查相關的流程。以前公司法務光是要處理緊急的合約或者是案件的失誤他就非常忙了，對於完善的續約管理上難以顧及， 所以他們就非常快速的導入我們市場的產品，到現在也已經十來年了，也大幅的提升法務提供的服務範圍跟品質還有效率，因為合約是一個非常可靠的營運資訊，總經理或者是高階主管需要什麼營運或是客戶相關的往來訊息，就都會從合約管理系統裡面來提供，假如有需要客製報表，或是有一些想法會需要我們協助，我們也非常樂意來幫忙。

永久合約－「系統功能的機制如何滿足你的需求」

永久合約對於資訊系統而言，它其實就是合約期間的有起無迄的類型合約，有起無迄就是指沒有合約期限，或者是合約期限未定，那一般申請單位或者是法務單位，他們會去備註為什麼有這樣的合約類型。

通常永久合約是要直接進行結案歸檔，或者是說有時候我們看企業內部的規定，這個部分在我們系統當中都是可以做設定的。
在一般的公司來說，在合約管理裡面已經非常普遍了，那新穎的系統設定的機制都可以滿足你，也可以提出貴公司的一些特別需求，我們就會說明在系統功能裡面，如何使用可以達成你的需求，或者其他的公司他們的做法又是如何，以滿足合約規範。這樣的合約管理機制才能夠越做越完善，更能夠保護各個企業的合約權利。

合約到期的續約通知也是非常重要的，那是我們系統很基本的重要功能，那通常我們會在合約用印完成之後，進行結案歸檔的時候，在結案資訊裡面，它其實就會有合約的有效期間續約周期，或者是延展案件的期間跟次數等等的設定，那這些都是合約管理非常重要的功能機制。

人工產出的報表無法正規化、系統化

有個客戶以前他們有使用別家合約管理系統的產品，可是他每個月要花大概二三天來進行續約案的報表整理，面對每個月上百萬的合約續約案的整理，當每個月期限到了之後他壓力就非常的大，可是重點是怎麼可以把資深人員用來整理每個月的續約報表，還讓他壓力這麼大、工作不愉快，這是不行的，所以他的主管也發現了，當然後來就變成我們家的用戶了。

只是我們在幫忙轉置資料的時候，就花了一些功夫，因為我們發現在系統使用不足的狀況之下，會有人工去介入這個產出報表，這些資料報表會因應不同的情境、不同的需求、存放的位置、手做的報表導致資料整理就會不一致，所以資料轉置起來就有點小複雜，這就是人工處理的一種困境喔。而系統化處理的好處就是資料它可以正規化，這個對於企業的資料管理是非常重要的。

合約內文比對功能的應用情境

有關於合約內容的比對機制，怎麼進行合約文字的內容比對呢？那為什麼需要這個功能呢？
在合約用印前的比對，兩造雙方在確定合約條款的時候再進行修訂，通常都會啟動Word的版本追蹤修訂你我之間所修訂的內容，為什麼還需要合約內文的比對？

舉個例子，我們常常會發生對方的法務或我們自己不小心關掉了這個版本追蹤的功能，或者他們可能提供的就是只有完稿的合約版本。然而，我們在雙方用印之前進行合約內容的再確認，其實是法務的必要環節之一喔，所以就會有廠商請我們發展合約內容的文字比對功能。接下來介紹合約內文比對功能的應用情境：

＊情境一：應用在「版本的更版」
其實我的客戶比較常使用在申請人更版的版本內容的文字比對上面，那法務要知道說這個版本跟上一個版本的修訂差異處，這其實是很常見的應用的情境，也都非常的有效率。

＊情境二：應用在「英文合約」
英文合約動輒上百頁的條文以及跟外國人主張的權益，其實他們強調的是鉅細靡遺，以前我就曾經遇過某家國際公司，專門有人員在進行合約內文條款的比對，逐一的進行兩份英文版本的內容，連標點符號都可以比對的出來，非常的厲害。
當初我們技術總監看到這種專業的比對模式的時候，回來他就很快設計出來我們的這個合約比對的功能，因此省去不少人力資源的投資喔。這樣能夠讓法務可以更專注在合約條文的審約，透過系統比對不僅有效率、品質會更好。

下集主要將探討：合約的調閱作業程序來跟大家談談它其中隱藏在合約管理系統中，我們應該注意什麼事項？
若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 台灣專利格式規範─專利實施細則
2. 美國專利格式規範─美國專利審查手冊(MPEP)
3. 實際案例(美國專利)─AMAZON無人機專利閱讀教學
4. 實際案例(台灣專利)─Nike NFT專利閱讀教學
5. 快速分類小撇步─系統自動萃取相關欄位

我們這集要跟您探討，專家如何利用專利內文，進行技術分類或篩選工作的。也就是哪一些資訊是您在進行專利閱讀工作可以深入運用的？

台灣專利格式規範─專利實施細則

專利分類或篩選時，在進行技術分類時，主要會閱讀的內文有哪些?

我們實際用一篇專利，這件「US10232933」專利是Amazon申請的，無人機專利，來說明專利的結構內容，大家可以比較容易理解。

各國專利內文架構都是差不多的。因為專利制度的存在目的，是希望先進技術可以用本國語言，提供國人可以理解甚至刺激技術的進步。

所以大致上都會有差不多的章節架構。因此，在全球最具經濟性的國家，進行專利檢索、分析，可以找到最先進的技術，所以通常會建議可以查詢美國專利。

當然台灣專利，也是一定要了解的，所以我先介紹美國跟台灣專利，如果還有時間，我們再介紹其他國家的專利說明書內容。

我國的「專利說明書的撰寫規範」可參考專利實施細則第十七條：

一、發明內容：通常就會要求簡明的去表示申請發明的內容，不得冠以無關的文字，其實就是要言簡意賅的意思。

二、技術領域：一般專利都會用專利範圍去改寫，所以專利範圍這邊大部分都以專利範圍為主，他會用一段簡單的文字去描述他的技術。

三、先前技術：就是申請人他所知道的先前技術通常就是在講技術的發明背景，所以是會批判的地方。

四、發明內容：就是發明要解決的問題以及解決問題的技術手段，還有它參照先前技術它的功效是什麼。

五、就是圖示簡單說明：如果他有圖示的話，就要用簡單的文字依據圖示的圖號順序來說明那個圖示代表的意義。

六、實施方式：就是要記載一個以上的實施方式，必要時就是要用實施例搭配圖式的內容加以說明。

七、符號說明：如果有圖示的話應該要依據圖號跟符號的順序來列示出圖示的主要符號。

美國專利格式規範─美國專利審查手冊(MPEP)

美國可以參考「Manual of Patent Examining Procedure」專利審查程序手冊MPEP中，在Chapter 600-Parts, Form, and Content of Application，有特別訂定專利說明書的審查規範，要求如下圖：

專利是必須依此順序的撰寫，而且都會「附加標題」，所以大家看專利內容的時候，一定都可以找到上面我講的這些標題，以及對應的內文，專利的格式是非常格式化，而且固定的。

實際案例(美國專利)─AMAZON無人機專利閱讀教學

在進行「專利技術或功效」分類時，通常要閱讀哪個段落，進行說明？

我們回到這件Amazon的美國專利，我們可以從圖式和摘要來看，螺旋槳的設計是採用「閉合式螺旋槳」，他有上下兩層，透過這個支撐結構，減小螺旋槳葉片的偏轉，以達到抑制噪音的效果。

這裡會有：

BACKGROUND OF THE INVENTION(背景說明)：

他會說明傳統上的做法傳統的螺旋槳都是對稱式的設計，當一個螺旋槳壞掉後，就會導致機身不平衡，而不能運作。而且螺旋槳所產生的噪音，通常都是尖端的渦旋風力，所造成的，如果掛載的物品太重，導致某一邊重力傾斜，也會造成故障。

背景就是會就現況會批評一下目前技術的現況，描述現在遇到了什麼樣的問題或需求，所以這裡可以做功效目的的判斷，因為有問題就會有研發目的。

BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS(圖式簡單說明)：

介紹每張圖式的重點說明，提到了可以用多個馬達，來驅動共軸螺旋槳。甚至採用閉合式螺旋槳的設計。

DETAILED DESCRIPTION（詳細說明）：

在這裡提到實施這個技術的詳細說明，使用多個馬達來驅動，螺旋槳，使其達到冗餘，當馬達故障時，可控制另一個馬達驅動旋轉軸，這樣讀起來很輕鬆吧。

實際案例(台灣專利)─Nike NFT專利閱讀教學

我們以專利：TWI738141，這件專利是Nike申請的數位資產交易證明ID專利，介紹專利說明書結構。

「技術領域」：

用於鑑認實體零售產品及數位設計檔案之電腦化系統及方法。
一種用於促進品牌參與度之系統及方法，技術是使用分散式區塊鏈來達成。技術領域是包含有目的跟用途。

「先前技術」：

高品質鞋類之製造商長期受假冒鞋類之銷售困擾。假冒品會侵蝕一品牌之價值，損害收藏家收藏限量版運動鞋時，無法證明其專有獨一無二的價值。

「發明內容」：

提出鞋類製品及服裝、藉由區塊鏈可以提供數位資產證明稀缺性，具有唯一擁有者ID；產生與鞋相關聯的密碼數位資產，透過系統可以將唯一數位鞋ID碼及唯一擁有者ID碼，記錄在分佈式區塊鏈分類帳(例如，Bitcoin、Ethereum、Litecoin等)上，並且追蹤交易歷程。

「實施方式」：

「密碼數位資產」或簡稱「數位資產」可以使用一64位元文數字碼(NFT)組成。可表達收藏鞋的屬性，包含：樣式、材料、系列、配色、牌子、圖案案、影像背景等。

以上就是整個專利說明書的內容結構了哦！

它就會有在實際的實施方式的說明，他就有提到數位資產，它是使用一個64位元的NFT組成的，可以用智能合約來去鑑別擁有者，並且去追蹤它未來的交易記錄。

有關於技術說明，坦白說，大家應該還是要看一下專利說明書的內容，他是有一定的結構性，一般商用網站都已經最佳化幫我們排版完成，只要您對專利內容架構可以掌握，各項欄位代表的定義。它跟我們一般在看電子書的時候一樣，可以透過架構目錄進行查詢跟閱讀了喔！

快速分類小撇步─系統自動萃取相關欄位

在進行專利技術分類的時候，如何閱讀專利，進行分類？

首先在「分類」功能裡，按下「單篇模式」，就可以看到系統，已經幫大家整理好，各欄位，在進行技術分類時，就可以點選。

針對「技術」系統會自動推薦要閱讀的欄位，包括有：「應用領域」、「技術背景」、「技術特徵」、「申請範圍」。

像這筆關於無人機專利，我在進行技術分類時，我們就可以將技術分類指定為「螺旋槳」的形狀結構設計，將專利拖曳到節點上，再放開，這樣分類裡有「形狀結構設計」。

針對「功效」建議您應該要閱讀的欄位，包括有：「摘要」、「技術背景」、「提升效果」、「申請範圍」。

針對「用途」建議閱讀的欄位整理出來，包括有：「應用領域」、「用途」。

IPTECH的特色就是在協助進行專利分析工作，技術分類或是功效分類是一般常見必要的分析類型，雖然現在有AI技術可以輔助，但坦白說，真正有品質的分析報告，專業人員的參與還是必要的，AI就是一個輔助工具，不可能完全取代人工專業。

只是以前專利要進行技術分類，純靠人工就很辛苦，以前沒有好的工具，技術人員對專利的結構也很陌生，就會增加很多鴻溝。IPTECH這20年來，不斷優化系統UI介面，並且強化互動性，再搭配AI工具，萃取重要欄位，就可以方便技術人員掌握專利知識，把時間花在創新技術的發想上，才能反饋企業加值專利的運用。

專利分類或是關鍵字等等，如果您對於專利檢索條件的掌握夠清楚，多透過各種技巧掌握專利，其實比您直接訂閱一些幫忙改寫或是萃取各篇專利關鍵字系統所提供的服務，一定更符合您的需求，因為您才在再執行這個計畫的負責人。

多國語言的翻譯技巧：

像剛剛我們在看專利時候，常常會有人提到，美國專利還可以讀一下英文，可是遇到日文專利、韓文專利，甚至德文專利，怎麼辦？

大家別擔心，這個可以透過系統的Google翻譯功能，或者直接按右鍵，直接就可以輕鬆翻譯成中文了。雖然翻譯上有時候會有一點點的前後文義倒裝的問題，但是省掉了很多查單字、逐段翻譯的時間，而且執行專利分析作業的人員，對於這個技術領域有一定的專業能力，所以對於掌握技術重點，透過熟悉的文字，將可以更快速的理解，技術要解決的問題，以及實施的手段。

除非是要更深入的探討專利技術，判斷是否侵害專利權，甚至進行迴避設計，需要對原文的均等性判讀外，甚至進一步閱讀專利審查文件。

下集主要將探討：剖析台灣四所頂尖大學─台、清、交、成在台灣及美國申請專利的概況。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 線上權利化評估作業流程
2. 實體與線上評審會議差異比較
3. 線上權利化評估系統設計重點
4. 線上評審會議提升企業專利布局能量
5. 權利化評估評審委員審查項目

線上權利化評估作業流程

上集我們有介紹到專利權利化評估的作業程序，也有提到其實採用紙本的權利化作業評估，無論是在效率上或機密管理上都會是一大的挑戰。
導致現在有越來越多的公司已經開始進行線上權利化的作業。
這部分的作業流程應該要怎麼樣運行呢？
首先企業內部會透過專利提案申請流程來提交專利構想書。
當收到這個構想書之後，公司會組成專利評審委員會來審查技術提案是否可以申請專利。
這個專利評審委員會通常會定期召開，比方說可能會每季、或者是每半年召開一次。
針對這一段期間所提交的技術提案內容，進行整批的提案評審。
評審內容通常就是包含是否可以申請專利，也就是評估它的可專利性；還有包含如果要申請的話要申請哪些國家；或者是評估這個技術有沒有機會可能轉用營業秘密的方式來加以保護。
為了方便評審委員可以正確的評斷，通常我們會在會議前，發明人就要準備相關的審查資料，包含像技術簡報。
智權部門同仁也要準備這個技術的前案檢索報告，把相關的資訊事前設定瀏覽權限跟瀏覽的期間，讓委員可以在會議前就可以先了解相關的資訊。

實體與線上評審會議差異比較

目前我們常常聽到企業的評審會議還是採用實體會議的方式來進行。
發明人會向委員簡報他的技術的提案的構想，評審委員再依據他的技術的價值還有創新性來進行討論。
但是實體會議也有它的缺點在。
委員往往都是在評審會議當天才拿到準備要評估的簡報檔，在短短三十分鐘聽完簡報之後他就要通曉技術的內容、對技術要充分的理解，也必須要去掌握它的運用發展。
常常委員都還沒有去完全理解，就要馬上去決定它可不可以申請專利。
這樣其實對於委員跟發明人來說都是不公平的。
所以現在很多公司它都已經改採線上評估的方式來進行，在會議之前事先提供委員技術提案的文件，評審委員在聽完發明人簡報之後，再透過線上評估系統來填寫意見。
這樣不僅委員他有更充分的時間來了解技術內容，採用線上電子化審，審查作業也可以提升作業效率，因為透過線上的評估作業可以強化整個作業程序。
以前實體會議我們常常都要等到所有老大都在公司的時間才能召開，有時候一但時間喬不攏，就常常會導致我們的專利評審會議會拖到半年甚至一年才召開一次。
而且這個實體會議我們需要準備紙本的簡報、又要列印評審意見單，印出的這些技術提案的資料其實都是屬於公司的機密文件，所以在紙本送交到審查委員手上的時候，你還要考慮到這個傳遞的保密要求。
會議結束之後我們又要確實回收，這個也涉及機密文件銷毀的程序，光用想的就知道有很多事情要做。
所以大家應該要思考哪些才是可以增進效率的作業流程。

而且委員他們通常都是集中在同一間會議室來進行表決，常常你看我我看你，面面相覷。
而且委員要在短時間之內就要給意見，有時候提案的這個評審的技術的部門主管他就坐在我隔壁，那我到底要給過還是不給過啊？XD
為了情面考慮，往往不好意思當面說「我不建議申請」。
所以通常有時候就是還是讓他過了。
這樣其實對公司的專利申請跟布局來說，是不好的影響。它既不省時也不省力，而且重點是並沒有達到我們預期的效果。
目前推動線上的評審會議已經是國內企業的趨勢了，線上作業兼具彈性跟效率，我們非常推薦各種類型的公司都可以採用。
這部分也讓還沒有開始進行線上權利化評估作業的企業多一些思考空間。

線上權利化評估系統設計重點

線上權力化評估作業，關於系統的設計應該要注意哪些功能或機制？
線上評估作業流程其實就是把實體轉成線上，把紙本的審查表單改成是線上的審查表單的系統化作業流程而已。
它還是依循公司原本的評審會議辦法來執行。
只是以前，我們要等老闆在公司的時候才能夠開會，現在透過線上專利技術評審會議，我們就可以隨時召開。
像畫面上這樣新增會議之後，我們可以選擇要審查的技術提案，再加上評審委員名單，公司可以自行決定線上會議的開啟期間。
從發明人簡報會議前五天、到發明人簡報結束後五天，讓委員可以線上審查。
像這樣設定好會議開放的起迄日期、技術提案評審的清單、還有委員名單之後，系統就會自動寄發會議通知到委員的電子信箱。
委員就可以在會議前先看看技術的內容，會議後再慢慢的提供他的審查意見。
系統也會提醒委員：必須要在期限之內填寫審查意見。
線上會議其實我們可以自行去決定，比方說開放三天、一個星期、或是十天。
智權部門的同仁就可以在這段時間隨時去上線查看哪個委員已經審查完畢、哪一個委員還沒有審查，他就可以再各別來提醒跟通知。
早期我們要跟各位委員約評審委員會議的時間都非常的難約，因為委員都很忙，而且常常有一段時間根本不會在國內。
透過線上的評審會議的開啟，委員不用在特定的時間進行評估了，系統化確實可以省去很多惱人的程序作業的流程，更有助於企業在推動內部的提案技術審查的頻率。

線上評審會議提升企業專利布局能量

企業的專利評審的頻率增加，也可以讓公司盡早去獲得專利的保護，對於分秒必爭的申請時效也是很有幫助。
有時候研發人員也會認為：反正我現在提案也不會馬上審查。
所以通常我們都會聽到研發同仁會拖到最後一季，等到被檢討績效的時候才卯起來申請專利。
若申請專利這件事變成只是為了績效而申請，送出的申請還集中在特定時間點，這樣不但會累死我們智權部門同仁，也會因為案量暴增，壓縮到事務所的作業時間，在案件量多又急就章的狀況之下可能也會影響我們的撰稿品質。
強化專利的布局能量，評審委員會的作業評估，無論在效率上或品質上都是非常重要的環節。

權利化評估評審委員審查項目

一般評審委員會的決議事項至少會包含：
一、是不是要申請專利保護？還是我們改成是用營業秘密來保護？
二、如果我們決定要申請專利，要去哪些國家去做申請？還有它的申請類型，是發明、新型、還是設計？
又或者我們可以考慮採用一案兩請的方式，也就是同時去申請發明和新型，讓公司可以盡早去取得實施專利的權力。
三、評估技術提案的價值
我們可以從技術的創新性、完整性、還有它的實施性來考慮。
舉例來說，這個技術提案是簡單的替換組合？還是它是具有前瞻性的基礎型創新？
那在技術的實施性上面，我們是馬上就可以把這個技術使用在我們現有的產品上？還是未來三到五年才會使用？
或者是，也許我們的申請目的其實只是為了阻止對手來去做實施？
最後就是依據上述的各項評估指標，我們再來綜合考慮我們要去那些國家來申請專利。
那這些評估項目都是企業專利技術評審委員會通常會去評估的事情。
確實線上評審是比較機密的，畢竟沒人希望在實體會議中就必須馬上要求我填寫審查意見，通常我在這個時候意見表述就相對會省略很多，而且我也不希望其他委員知道我的意見落點。
並且都是透過紙本撰寫，事後這些文件肯定都會留存紀錄，大家也一定猜得出來這是我的評審結果。
所以在線上評審會議的時候，委員彼此之間是不知道特定某一個委員他的審查個別意見的。
系統上只會顯示所有委員的統計結果。
委員就可以更客觀的依照自己的專業角度跟領域來提供審查意見。

像畫面上這樣，參與的委員可以知道這次的會議總共有幾個委員參加。
這個投票比例圖可以看的出來有多少委員已經完成投票了。
還有包含委員在各個評估事項的一個統計以及他們的個別意見。
這些就可以形成智財權利的審查意見。
這個就是「TIPS 8.1.3 成果審查」及「8.1.4 權利化」要求裡面的必要執行紀錄。
委員的審查意見它會自動留存在系統當中，提供公司在智財取得權利化的一個內容。
我們就可以確保去落實公司在智財策略要跟公司的營運策略還有研發策略彼此結合。

其實評審委員會的作業程序是相當複雜的，不是我們一般所想像的就只是在決定申請哪一種專利類型或者是哪幾個國家的判斷而已。
畢竟專利申請最主要的目的還是幫助公司在市場競爭之中維持我們公司的競爭地位，甚至成為技術的主導者，來幫助公司呢提高售價、創造商譽，進一步的獲得實質的利潤回饋。
所以在評估這個技術提案能不能申請專利的時候，並不是只是考慮它要申請甚麼類型或甚至哪些國家而已。
其實老闆他更想要知道的是這個技術它能不能應用在我們公司的產品上面、它是不是具有一些創新性跟突破性、我們在實際上應用在產品之後它能不能增加我們的市佔率或是提高售價或是降低作業成本。
最後來進一步的增加我們的營業收益率。
所以在訂定專利評審的這個審查項目的時候，我們其實就會建議可以從市場面、技術面、經濟面這些指標來加以計算，它目前這個技術目前價值甚至未來價值。
在提案階段如果我們就已經進行這些完整的評估之後，萬一未來市場發生變化的時候，我們就可以隨時去盤點出公司的風險跟機會，把無形資產當成是公司在商業化策略的武器之一。
不論是我們未來產品要尋找這個技術解決方案、或者是當我們面臨到侵權訴訟的時候，我們隨時都可以快速去找到可用的專利，來幫助公司靈活運用。

下集主要將探討：專利申請作業需要跨部門的配合及協調，若是線上資訊系統設計不良，反而有可能造成作業上的困擾？
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若是有其他針對專利管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 導入資訊系統強化TIPS驗證能量
2. 合約／案件管理流程介紹
3. 合約／案件管理各流程應注意事項
4. 依據不同的合約類型設定自動化審核流程
5. 合約報表是商業營運的重要管理情報

導入資訊系統強化TIPS驗證能量

去年已經導入TIPS制度系統的企業，或者是正打算申請TIPS驗證的公司，都希望能夠透過資訊化的作業把公司的制度標準化，並且確保落實，才能提升公司的作業效率。
重點是這樣申請TIPS驗證的時候，相關制度我們都已經建置在公司的作業流程當中，透過系統化的流程，可以自動保存其記錄智財的執行成果，那TIPS驗證作業就會比沒有資訊系統的廠商更容易通過。
如果你們公司要申請TIPS的驗證，資訊系統的導入肯定是必然的，因為在驗證的落實性是可以更加的被具體證明的，更加方便。
合約管理是一個專業企業裡頭的合約或案件的管理系統，它並不適合企業透過Flow系統或是文管系統甚至Excel系統來協助處理。
或許短期的使用是可以的，但是在長期，企業你如果真的要建立合約的案件、或者是合約本體自行管理的系統、甚至要申請TIPS的驗證，這些客製化的系統的使用性跟發展性是有一些限制的。
合約管理系統的權責單位主要其實是公司內部的法務部門，可是Flow跟文管系統一般來說權責單位都是資訊部門。
所以從權責管理單位的角度來看你就會很清楚的了解，法務它其實會把所謂的合約管理視成是企業風險管理的一環，那這個跟一般的簽核系統只是從作業流程面來看、來思考，出發點完全是不一樣的，思維邏輯也不同。
所以它需要更專業、專門的合約管理，才可以站在公司法務的需求跟角度來量身打造，否則它就是一般空有形式的流程管理及核決權限機制而已。

合約／案件管理流程介紹

合約案件的管理流程，一般來說我們會包含合約的起案、審閱流程、合約歸檔（包含合約續約週期的一些警示通知等等），以及可針對合約管理作業上增加一些便利性的加值功能。
這些加值功能主要是在表現合約管理的能量，我們建議至少要包含以下。
一、合約內文的比對：這個比對主要是針對說新舊合約，哪些條款文字它有做所謂的增、刪、修的這些細節。
二、全文的檢索：全文檢索最主要是要讓法務部門的人員可以在擬定新合約的時候去查詢我們曾經使用過哪一些合約條款。尤其是英文合約，這個功能可以節省我們很多擬約的時間。
三、手機版簽核功能：它其實主要是提供給高階主管可以隨時透過行動辦公的方式進行合約的審閱。

合約／案件管理各流程應注意事項

那一般來說合約會從業務部門提出合約申請開始，經過部門主管簽核之後，我們會送到法務主管這邊來進行合約內容的審閱，並提供法務的審閱意見。
一份合約除了所謂的法務審閱意見之外，其實不同的合約性質、類型，都會有不同的部門提供不同角度的審閱意見。
舉個例子來說，採購合約它需要財務部門確認相關的預算；技術相關合約它需要技術研發單位確認技術規格。
除了合約之外，有一些所謂公文函的部分，你也可以透過系統的方式進行一連串的管理。
這才是一個好的合約案件管理系統，可以依據合約的類型，定義合約固定的流程。
那你事先定義的這一份合約經過哪些單位審閱，在這個過程當中你還可以彈性的去臨時增加會辦人員，去收集合約不同面向的一個合約審閱意見。
那當然各單位提供的這些審核意見，最終我們就提供給最後核決主管，在參考了各方的意見之後他來決定他到底要不要簽屬這一份合約。
如此一來你可以提供健全又彈性的合約案件的管理作業流程。
一般的合約類型不同、審約的人也不同、會辦單位也不盡相同，在合約來說我們是可以依據不同的類型去指派不同的合約審閱流程。
比方說我們可能會有一些英文合約，這些英文合約它可以指派給專門負責英文合約的法務。
甚至我們集團內可以由不同的子公司的合約，特定透過某一些法務來進行做審閱，再指派不同的會辦單位提供審閱意見。
舉個例子來說像我們剛剛說的，集團法務通常要協助子公司提供合約審閱意見，在合約起案的時候我們就可以根據這些子公司的申請人他所屬的部門跟合約類型，去自動指派合約審閱人員跟他的財務審閱人員。
這樣就可以依申請人部門，把合約自動指派給對應的負責窗口。
那如果人員有異動的時候，我們還可以透過後端的管理功能去手動調整不同的部門別、不同的合約類型，去對應我們後面該如何去做合約審閱意見這件事情。
企業的審約機制，應該要規範到不同的合約類型、審約機制也應該不同。
透過資訊化的自動作業程序，它可以對應到我們公司合約類型的核決權限管理辦法，這樣就可以避免過多的法務人員的參與形成過度的干預，甚至造成人員的工作疏失。

依據不同的合約類型設定自動化審核流程

其實很多企業它都已經規範了依據不同的合約案件類型去對應不同的審約程序。
其中，不同的需求單位還包含說我們的用印保管單位可能也會不一樣、甚至有專屬的法務窗口藉由這樣的分工合作，讓每個人專注在特定的合約類型
去進行做審閱。
這可以加速我們所有的合約作業效率跟提供法務可以快速累積審約實力的機會。
最重要的是法務主管不用針對每個合約，我們要去考慮這個合約到底要分派給誰。
我們透過這樣的合約案件管理系統可以針對不同的案件類型，設給不同的審核流程跟預設的審約人，就會節省很多的人力成本，還可以增加所謂的這個工作效率。
合約管理，與時俱進，企業的進步性很高。

早期喔，我們有接觸過一位大公司的法務經理，他的工作都常常是在做合約的派案。
所以他常抱怨每週光是派案時間就花了他非常多的精力跟時間。
重點是還有非常多的緊急案件要處理，每件都是緊急案，讓他要緊急的處理臨時案。
但是業務到最後常常合約也都簽不回來，搞得所有的案子都卡在那裡，也使得他們部門績效不好。
最後他們公司就是導入合約管理系統，要來統計緊急案又簽不回來的案量有多少。
要讓高層知道他們部門其實都是在做急救火的工作，這個也影響到正常合約的簽署運行了。
這樣的狀況在企業會很常聽到，這就是為什麼我們會告訴大家說需要導入合約管理系統。
我們其實真的建議每一家企業都要進行合約管理的資訊化流程，要設計到核決權限的自動化，並且要有一個後端平台讓法務主管可以去調整各個案件的核決權限的能力，因為特殊狀況肯定要調整特殊權限，不要每一個案件都是由法務主管來進行做派案。
另外有一些特殊案件如果你都要找資訊單位直接進系統後端做調整，那就會影響到我們最後報表產出的忠實度呈現問題。
那這樣其實可以省去法務主管每天派案的問題，畢竟法務主管是公司的高級人力，用來派案倒不如公司去編點預算去導入系統會更有實質的效益。

合約報表是商業營運的重要管理情報

緊急案件這件事情其實在企業非常常見，
很多時候，案件承辦人會拖到最後一刻才做起案的動作，反正有「緊急案件」可以用。
可是這種緊急案件最後不一定接得下來，法務常常會因此被公司盯上，因為這影響到它的作業績效。
後來，我們公司就把所有的合約都上到合約管理系統裡面來，每個月統計報表下來之後就發現，業務部門的習慣最差。XD
公司就會要求我們調整這些工作的活動，避免影響到法務的作業。
壞習慣養成了，很多時候是非常難改的，最後只好下殺手鐧，就是限定每個月的緊急案件只有一個配額。
一開始我們也很不習慣，不過後來上軌道之後現在其實就非常的得心應手。
以主管的角度來說，按照這樣的程序來做之後比較能夠管控下面的這些業務的發展。
其實大家都是同事，尤其業務部門的目標就是要爭取公司最大的利益。
所以有時候業務主管看到報表結果，就更會去督促底下的成員要改善作業方法，避免造成法務的困擾。
因為其實法務部門最主要是要協助我們審閱合約的權益。
你犧牲了他們的時間，讓法務沒辦法幫我們公司做權益的把關，徒增它的作業流程只為了配合我們自己的業務，長期下來對公司的權益絕對不是最好的管控。
所以合約的相關報表產出，也會是重要的資訊情報之一。

下集主要將探討：合約權限不可能設定完後就不再異動，系統具備彈性調整各種設定的能力其實非常重要。
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若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 如何確定檢索關鍵字
2. 檢索結果太多如何限縮？
3. 檢索結果太少如何擴充？
4. 檢索結果全都不是我要的，該怎麼辦？
5. 不同語言多國資料庫的整合應用

如何確定檢索關鍵字

專利檢索的關鍵字是怎麼來的呢？
首先要先去釐清專利檢索的目的，因為目的不同方法可能就會不同。
例如，如果你的專利檢索目的是為了專利申請而做的前案檢索，那我會從專利的技術特徵出發，針對技術的特徵的關鍵字跟同義字來進行發展。
同義字可以從智慧局的專利技術辭庫查詢系統來查詢，我們在第七集「篩選／分類-詞庫？AI？不如協作平台」這一集裡面也有介紹。
專利檢索目的如果是為了專利布局分析，或者是針對特定技術我們想要了解技術發展的現況有沒有替代技術？現在我們跟別人的技術差異點在哪裡？立基點在哪裡？機會在哪裡？
就可以從技術的目的，包含它的技術特徵可以解決什麼樣子的產品問題、或者是可以去達到什麼樣的市場需求、哪些公司已經有具體成果了？
建議從特徵點、問題點、需求點這三個面向，來定義專利的關鍵字。
通常在這個階段，專利檢索人員擔心的其實並不是「我不會檢索」，他其實是害怕關鍵字不夠全面，擔心關鍵字可能有缺漏沒有檢索到；或者是檢索結果太多，沒有辦法聚焦在要分析的項目上面。
其實，會害怕大部分都是信心層面的原因。

以前的專家在談專利檢索課程的時候，其實都會談很多跟法律層面有關的觀念。
什麼均等論、上位概念…等等，有些人聽到就會覺得：「唉呦好深奧喔 QQ」
再加上以前的專利檢索系統的介面，設計的其實非常不人性化，所以更加深了大家對專利檢索有難度的感覺。
現在的專利檢索介面其實越來越便利了。
拿IPTECH來跟大家說明，像畫面上這樣系統的檢索欄位可以從下拉式選單中選擇，它不用自己輸入語法。
系統也提供單一欄位，比方說可以查詢專利名稱，或者是選擇專利名稱加摘要這種組合式的檢索欄位。
專利檢索大家一定都會，因為它跟你的日常要查找的資料所使用的檢索介面是一樣的，只是你選擇專利欄位的檢索而已。
一法通萬法通，科技始終來自懶惰人的需求。
像畫面這樣系統預設提供「名稱／摘要／範圍欄位」，不需要重新選擇欄位就可以直接在這裡輸入技術關鍵字。
今天在這邊輸入「磷酸鋰鐵電池」，按下檢索之後系統就可以同時查詢在專利名稱、專利摘要、或是是專利權利範圍中，有出現「磷酸鋰鐵電池」這一組關鍵字的專利了。
這樣檢索起來介面好用，不需要思考，而且檢索條件也更簡潔有力，更方便理解檢索策略，當然檢索人員對檢索的信心就可以大幅增加了。

一般當我們拿到一個專利布局分析的任務的時候，通常要先針對技術的特徵點把心中的關鍵字寫下來。
這個心中的關鍵字可能會有下面五種不同的方式：

• 一：自身的經驗，包含我現在對這個技術的理解程度來定義關鍵字。
• 二：查詢技術的文獻、論文或Paper，從裡面去找技術關鍵字。
• 三：萬能的Google大神。
• 四：技術主要發展公司的網站，或是從它曾經發表的技術文件裡面去找關鍵字。這個技術文件可以包含它的DM或專利，都可以從裡面去尋找。
• 五：國內的法人機構常在發表一些前瞻性的計畫研發成果，像工研院或是車輛中心，它們其實都有非常先進的技術研發的成果文件，這些在網站上都可以找的到，都可以從這裡面來找關鍵字。

在這個期間，我們心中的關鍵字還是非常初階的。
但大家可以不用那麼害怕，它不太可能一次就讓你滿意，雖然你已經非常認真的在整理了，但遺漏是正常的。
所以之前我們才會提醒大家，檢索是會需要一直不停反覆滾動作業的。

檢索結果太多如何限縮？

經過我們初步檢索以後，大概會分成三種情況。
第一種：檢索太多要限制。
第二種：檢索過少要擴充。
第三種：全部都不是我要的。
這三種現象其實在檢索的時候，是每次都會遇到的問題。
其實一開始的檢索可以採用試探性的查詢，目的是要精準的去找到符合心中的一個專利。
我們可以先挑十篇專利來確認專利的分析範圍，不用擔心全面不全面的問題，從心中的關鍵字開始看幾篇專利之後就會有一個輪廓出來了。
然後再依據剛剛說到的三種檢索情況，來決定要擴展、還是要限縮檢索條件。

如果是第一種情況，初步檢索結果太多。
我們先挑幾篇專利快速的檢視一下它的摘要跟圖示，確認檢索結果是否包含我的目標專利。
但通常有包含目標專利也會涵蓋不想要的專利，我們就要再去思考關鍵字是要剔除、或是再增加什麼樣子的關鍵字來將範圍限縮。
舉例來說，「color filter彩色濾光片」的技術，查詢結果有三萬多筆，它裡面會包含像液晶顯示器、LED塗佈的螢光材料這些技術。
我們想要更聚焦，就可以從市場的需求或者是解決的問題來進行條件的限縮。
如果是從市場的需求來看，就可以下「”color filter” AND CCD CMOS」，就是表示我們希望「color filter」是應用在感光元件的產品(CCD或CMOS)上。
如果是從解決的問題出發，就可以用「”color filter” AND resolution 解析度」，那就表示我們希望去尋求怎麼樣去進行結構的改良來提升我的解析度，這樣子查出來的專利就可以更聚焦了。

檢索結果太少如何擴充？

第二種情況是檢索到的專利結果太少。
同樣的要我們先挑幾件專利，確認檢索結果是否符合。
如果方向對了，再從符合的專利裡面去擴充我的關鍵字。
舉例來說我想要查「氫燃料電池」，結果我的檢索結果只有五十件。
詳細閱讀之後發現，有的專利用語是寫「一種電化學發電的燃料電池 使用氫氣」。
我們就可以把關鍵字擴充成「燃料電池 AND 電化學 AND 氫」。
再進階一點的話還可以用鄰近符號tilde「~」，也就是這個像蚯蚓一樣的符號，來表現關鍵字之間是鄰近的相鄰關係。
那就可以像畫面上所呈現的關鍵字，把檢索關鍵字來做放大。

檢索結果全都不是我要的，該怎麼辦？

第三種情況是如果檢索結果是0筆、或者是專利檢索結果都不是我要的，這時候就要從技術的發展公司來找技術關鍵字。
舉例來說我想查最近很夯的「NFT非同質化代幣」，結果關鍵字下了NFT之後發現找出來的專利都是「Near Field Transducer近場光學傳感測器」。
檢索策略就要改成從現在有去從事NFT技術的廠商來下手。
比方說我們從新聞裡面知道NIKE最近有把它限量鞋款的材質系列跟它的型號這些資料，數位化製作成一顆NFT，叫做ERC 721。
顧客買了這款鞋之後NIKE除了提供實體運動鞋之外，它也會一併把這顆NFT移轉給買家。
這個購買紀錄跟真品證明就可以在區塊鏈當中被記錄跟查詢了。
所以我們的關鍵字就可以鎖定「NFT AND NIKE」，果然就可以看到NIKE的專利。
它在裡面的描述方式是寫「secured digital assets」或「cryptographic digital assets」，也就是數位資產加密。
那我就可以透過這個線索再把關鍵字擴充成下面的這一個條件。
我再往下捲動就會看到apple有一件DRM數位版權管理的專利，就可以再從這裡去延伸增加「分佈式」、「distributed」、「blockchain」跟「區塊鏈」這些關鍵字來查詢專利。
我就可以形成下面這一組查詢關鍵字。
其實所有的檢索都應該是殊途同歸的，它的行為都是在做技術的調查，一點都不難。

不同語言多國資料庫的整合應用

第一次檢索的時候可以優先選擇英文跟中文語系的資料庫，也就是先查詢美國專利資料庫或者是台灣、大陸的資料庫。
因為美國跟中國大陸的專利數量最多，技術完整性相對也比較高，所以可以做為提出範圍的一個確認的基礎。
那在確認技術檢索條件之後，可以再依據專利申請人的所屬國家，去找到技術的發源國家。
那在擴增的選擇，所以如果發源地是日本或是歐盟，就可以再擴增去檢索日本資料庫或者是歐盟資料庫。
現在的瀏覽器介面，在網頁上直接按右鍵，就可以把整份網頁的內容翻譯成繁體中文了，就算是韓文跟德文也不怕。

IPTECH跟官方平台最大的差異就在於，IPTECH是一個全球的專利資料的整合式檢索平台，可以直接選擇多個國家，不用分別到單一國家的官方站台去查詢。
這樣的整合式查詢在掌握專利技術可以提升至少百分之二十的作業效率。
不過這邊還是要提醒大家，一般大家在進行初步檢索的時候，其實一剛開始我們只是要確認檢索條件。
所以不用刻意選擇太多的國家，因為如果檢索結果太多，反而會讓我們的檢索非常沒有信心。
這個階段的重點還是在怎麼調整我們的檢索關鍵字，如果一下子增加了查了很多國家，其實只是徒增語言上的困擾而已，反而不能聚焦在我們在擬定
檢索關鍵字這件事情上面。
所以一般來說，在先確認中英檢索關鍵字之後，再把關鍵字翻譯成其它國家的用語，就可以讓檢索流程更有效率了。

專利檢索其實不難，它跟你平常在網站上進行文獻或技術查詢作業方法跟思維都是差不多的，只是使用的平台跟看到的資料不同而已。
我們要有自信破除心中對專利的害怕思維，讓專利檢索工作就放入在你研發的工作的一部分。
了解它、熟悉它，它會是你在研發工作最好的朋友。

下集主要將探討：「專利分析」到底在分析什麼？讓專家為我們分享一些專利布局新思維。
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若是有其他針對專利布局分析想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. TIPS導入完整期程規劃建議
2. 導入期重點1─訪談→分析現況→調整→分析落實狀況→公告
3. 導入期重點2─聽取多方意見，討論調整方式
4. 導入期重點3─跨部門的溝通協調
5. 自評員培訓課程及內部教育訓練

TIPS導入完整期程規劃建議

上一次我們其實有告訴大家TIPS導入分四個階段，在這四個階段裡面包含規劃期、導入期、準備驗證期、以及驗證期。
一般我們會建議規劃期大概是兩個月的時間、導入期是三個月、準備驗證期兩個月，最後九月底送件之後，就是所謂的驗證期，主要是跟我們驗證單位也就是資策會的回覆作業有相關。這段時間大概會在九月到十二月。

像現在年初我們的廠商大概都已經審視完你未來要合作的顧問了，開始進入所謂的雙方合約簽訂、還有啟動會議作業。
過年前是我們比較建議的最佳時間點，那當然也有一些廠商會在更後面再去積極審視廠商。
我們通常會建議最慢的時間就是三月底前你就該決定配合顧問，不然會很容易影響後面的作業程序。
我想如果導入TIPS是一個公司的既定政策，還是建議你早點選擇顧問，這樣對於時間的壓力可以小很多，這也是給大家一些良心的建議。
通常顧問的報價就是一次性的專案報價，不會是因為你的導入期程長或是短報價會不一樣，所以你提早決定讓顧問先進入TIPS導入的作業，其實對廠商而言會是比較好的一個服務。

導入期重點1─訪談→分析現況→調整→分析落實狀況→公告

我們在導入期的時候第一個會進行教育訓練，這部分的教育訓練會分成不同的範圍跟不同的深度來進行。
第二個部分就是我們要深入訪談各個廠商它現行的作業跟TIPS規範辦法，是不是有一些沒有制度的部分、或者是它有制度了可是沒有實施；另外一種是其實沒有制度可是卻實施了。針對這兩種情況，顧問會進行相關的制度新增或調整。
這部分就是我們說的，常常會有跨部門溝通的會議，也是工作小組成員跟顧問最辛苦的時候。
那等到你完成相關辦法修訂之後，再進行所謂的制度公告。
所以這部分的作業期程我們建議大概保留三個月，這樣大家壓力才不會太大。

由於這階段主要就是在進行公司內部的制度管理辦法要跟TIPS的管理規範一致。
當然也有的顧問公司是選擇提供範本讓廠商自行調整，但樣本顧問的作法是我們不斷的重申不斷提醒的，你如果認為我只要符合TIPS規範，也就是把顧問提供的範本適度調整，可是你並沒有全面性去檢視它的合理性，這樣子的作業程序其實不會符合公司實際作業方法，等到你驗證階段各個委員在看公司文件，他們會全面性的檢視，就很容易落入企業整體制度不一致的問題，委員一定會看得出來。
到時候這個問題缺失還是會被提出，你還是要進行修改，這樣何必咧？

導入期重點2─聽取多方意見，討論調整方式

上一集我們有跟大家談到在規劃期的時候，會根據各個相關權責單位進行訪談，檢視組織內現在的做法，有哪一些是跟TIPS不符合的地方，或者是有問題的制度跟辦法，以此提出建議事項，並且去指導企業要如何去做調整跟處理。
這個建議常常會是跨部門要去溝通，或者是執行有一些整合上的問題。
所以在這個部分跨部門的會議是必須的。
當然這階段也是我們導入的核心，因為必須要針對不符合TIPS規範的部分進行辦法的調整跟最後的公告。
在辦法修訂的過程當中，廠商就必須要跟顧問之間經常性的溝通，隨時針對辦法去調整它的適切度。
不斷往返跟溝通之後再去確認說這些廠商它其實是可以達到TIPS規範的要求。
那這個時候其實顧問他的專業度跟熱情度是很重要的。

在導入期這個階段主要是針對廠商的作業辦法跟TIPS的規範制度有沒有一致性，針對它不符合條款我們一定會有需要新增跟修改的，那相對的，有一些相關部門的整合溝通，在多方討論及調整之後還是沒有辦法符合期待，因為廠商的作業方法就是這樣。
這種情況通常我們自己公司的顧問，我們可能就會派出兩三個顧問開始做諮詢。
就是把現在企業遇到的問題跟其他的顧問做詢問，討論看看有沒有其他的一些解決方式，多方交流。
有時候有客戶就會打電話說小薇：「我想問一下這個稽核，是要在稽核室去處理還是智財來做稽核？」
還會詢問我們說優點、缺點在哪裡。
才剛問完第一位顧問的意見之後，另一個顧問的電話又響起了，那問的內容跟第一位顧問一模一樣。
其實我們也會建議廠商如果你的顧問公司有兩、三位以上的顧問，你是可以這樣子來做一個諮詢的，多方諮詢找到共同點。
就像我們自己多位顧問討論完畢之後，我們也是會再跑去資策會驗證單位那邊去跟它做詢問。
去討論出一個可以讓大家做出配套措施的方式，主要是為了去協助企業有效達到TIPS規範的目的。

導入期重點3─跨部門的溝通協調

我們其實也要再跟大家強調，TIPS制度沒有要增加廠商作業的複雜度，而是希望廠商在智財管理的各個流程裡面可以有所謂的連結，讓整個權利化的流程管理串起來。
舉個例子來說，研發單位它會提出技術提案、智財單位它針對權利化評估會有它自己的流程、市場單位有它智財運用流程…每個單位都有各自智財相關的流程，拆開來看這個流程都沒有問題，可是重點就是它沒有所謂的連結性。
顧問其實在這個部分就要針對連結性的部分，提出所謂的建議，讓企業可以進行調整跟修改。
這就會需要跨部門的溝通協調。
我們要再一次重申，企業在權利化管理這個部份要全面去做一個檢視，不要單一個別來看。
所以顧問要如何去調整，要看每家廠商的情況而定。
所以在這個時候，我們很有可能文件的調整修改，針對單一部門開會就超過數十次。
為了內部整合的溝通協調，所有顧問要花費的心血就非常的多。
如果今天是公司的智財單位要跨部門去溝通協調，這些單位都是跟它一樣的平行單位，其他人怎麼會聽它的？
所以有時候真的會需要第三方顧問來去做整合協調，可以加速它的作業效率。

一般來說，顧問在一家公司投入的時數大概要三百小時以上，像新穎公司最後還會在結案的時候跟廠商報告我們整體輔導的過程、所有的合作紀錄跟時間，去提醒廠商說未來它有哪一些該注意的事項。
這是我們顧問服務的態度跟我們的品質。

自評員培訓課程及內部教育訓練

企業內部的同仁如果能到資策會進行自評員的教育訓練，當然是非常好的。
因為這樣會讓相關的同仁比較清楚TIPS規範的目的。
了解它相關的作業是非常有幫助的，但其實不是必需的。
如果企業是自行導入的，我們就會建議公司同仁一定要到資策會去受訓取得所謂自評員的資格，這是它的基本要件。
另外如果企業它有找外部的顧問來協助的話，到資策會受訓就不是所謂的必要條件了。
但我們一樣建議你可以規劃到資策會接受培訓，原因是因為可以跟資策會建立一些雙方關係。

如果企業透過自行導入來導入企業的TIPS，也有相關同仁到資策會去取得自評資格了，那資策會會提供相關的教具讓他回公司內部去做相關權責單位成員的培訓嗎？
資策會官方會有相關參考資料可以讓你做參考，但大家其實也很難去清楚了解它整個規範的定義。
尤其是要跟各部門去做溝通的時候，很難去說服其它部門配合，因為大家都不清楚TIPS的規範條文為什麼要這樣子規定。
這會引發我們後續在驗證的時候，驗證單位會要求我們需要做改善。
那這個改善我們就會覺得，根本無法達到或沒有辦法去做達成、也因此有可能會認為驗證單位找碴。
但這其實是因為企業它對於這個規範作業不清楚原因，這個其實也是我們一直在說為什麼你自行導入風險相對性比較大。
那這個時候就會建議去找專家顧問來做導入，才能降低這部分的一個風險。
因為企業的知識養成跟資源的投入確實相對有限，不像顧問公司是一個專業的團隊，擁有豐富的經驗來協助你在內部的TIPS的知識的推廣。
通常顧問當然是透過TIPS規範的教育訓練，讓全體參與的相關權責單位去建立智財觀念，讓工作小組的成員去了解TIPS各項辦法它的意義跟目的，並且要進行所謂的案例演示，這個都是非常重要的。
透過全體性的基礎教育訓練課程，讓參加的部門同仁更了解TIPS的規範，我想這也是導入TIPS非常重要而且基礎的工作。
如果這個工作你沒有做好，那就會很難落實所謂的TIPS制度。
當這個工作是企業內部的同仁來去做執行，而這個同仁他不是一個專業且專門在做這個TIPS導入的人，他只是被指派要負責這個工作事項而已，可是他要去進行這麼深層的教育訓練工作，對他而言也有壓力，你覺得這樣的工作他能勝任嗎？
專業的教育訓練確實是落實TIPS制度方向一致性的非常重要的宣導工作，這個部分也是導入TIPS關鍵成敗的要素之一。

下集主要將探討：TIPS導入─導入期「教育訓練」的重要性及訓練內容。
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若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 「專利」的完整架構剖析
2. 多種檢視模式，滿足各種類型的作業需求
3. 秒懂滾動式檢索作業
4. 專利家族檢索及前後引證檢索
5. 帳號共用，你不怕機密外洩嗎？

「專利」的完整架構剖析

專利布局分析其實不是一個新思維，只是過往大家把專利視為一個艱澀難懂的文本，光是看懂專利就是一門大學問，更遑論進行分析。
過往我也曾經聽過某位專家學者的演講，投影片幾乎把能夠蓋上的資訊都蓋上了，把專利講的跟神一樣，重點是聽完了只覺得專利是一門大學問，只有他能夠做得出來，因為他懂、你不懂。
當時年紀小，真的還挺崇拜他的。
經過筆者自己多年不斷的研習努力，其實大概也解開了他當年蓋上的資訊，真的還好。= =
因為害怕別人的學習，選擇蓋上資訊以井觀天，如果他當年願意打開心胸跟年輕人合作，透過資訊的力量早日揭開他的研究，這也是他多年努力的研究貢獻，應該也是挺不錯的。
專利不可怕，可怕的是許多專家講師都把專利談的太偉大、太艱澀了，它就是一份技術文件，記錄技術應用以及揭開最佳的實施例，讓熟知該技術的專業人員可以再應用。
專利技術它被保護的目的，是給予申請人排他性的權利，同時也要揭露完整的技術資訊來促進整個產業經濟的發展。
它不是外國律師告訴我們的：不要做檢索分析，因為會落入故意侵害的議題。
這個思維完全違反了專利法的目的。
今天最主要是要逐一探討如何閱讀專利。
專利的章節架構是被專利實施細則規範的，它是清晰、固定的，它比文獻期刊更具規則性。
只有了解專利的文本架構，才能引領各位揭開專利知識神秘的面紗。

這集一開始就要談談最基本的問題，也就是如何閱讀專利。
專利的架構，從閱讀者的角度來看，可以區分為基本資訊的「首頁」(Front Page)、「申請專利範圍」(Claims)、「說明」、還有一堆「圖式」。
說明的章節篇幅比較大，它大概可以分為

1. 技術的「背景」(Background)：這個章節會去介紹這個技術它過去的發展狀況，現在的技術遇到了什麼樣的瓶頸點，歷史的文獻是怎麼樣去解決這些問題的，現在透過這些歷史的文獻它的缺點是什麼。
2. 發明的「內容」(Summary Of The Invention)：它開始去提到我們這一件專利它的技術手段，怎麼樣透過我們這一個技術案的方法來解決上面我們在Background裡面提到的那些問題。具體它可以實施提升的一個成果是什麼，所以一般我們提到如果要探討技術的功效跟技術的方法，大概可以從發明內容一窺得知。但是有一些技術它可能不會在這個地方提到它的成果，我們也可以從上面的Background來反推它解決的問題，大概可以探討它的功效是什麼。
3. 圖示(Drawings)的簡單說明：我們剛剛有提到，一個說明書它會附很多的圖，這個段落大概就會去介紹像圖1、圖2、圖3…會大概的簡單描述每張圖的名稱，甚至有一些國家就會要求在專利說明書這個部分也要去揭露每張圖示上面的元件符號名稱清單。
4. 實施方法(Detailed Description)：詳細說明這個技術的實施手段，一般我們也會稱為「實施例」。這個地方會搭配我們剛剛前面的圖示還有圖示的元件符號逐一說明整個技術的實施的手段跟方法。比方說它如果是一個物品的製造發明，我們就會介紹這個物品它的製造方法、組裝方法、或是加工方法；那方法的發明就會去介紹它的這個方法使用、測試方法或是控制方法來逐一說明。所以透過這個實施方式我們就會更細緻的去了解這個專利的實質用途，也更明確的了解它的詳細具體說明方式。

每個國家它的說明書申請大致上都會有一些些微的不同，又因為年代不同，如果是公開或公告說明書它的結構也會稍稍有一些不一樣。
各國的專利文件架構都是有規則的，各國相關法規也有具體的規範，架構非常的明確而且具體，其實一點都不困難，不用太緊張。

多種檢視模式，滿足各種類型的作業需求

這些文件架構其實我們會建議不用特別去區分，因為現在的檢索專利的平台，尤其是商用的專利檢索系統，都會將這些不同的國家、不同年代的資料格式去做一些彙整跟編排，也會提供最佳閱讀結構，讓閱讀更直覺也更便利。
不同資訊平台也有一些不同特色的編排設計，比方說新穎公司的IPTECH，檢索完畢之後它就會提供各式各樣多種模式的檢視機制，讓使用者可以依據需求來做切換。
讓使用者可以顯示專利裡面的重要訊息，就可以更有效率的去掌握檢索重點。
比方說它的模式就有包含：

• 圖文模式─可以去顯示主要代表圖、公告日、IPC、專利權人還有摘要。這些重點資訊就可以讓我很快速的理解這個專利的重點在哪裡。
• 列表模式─它版面比較精簡，有點像Excel，它是一筆一列的方式去顯示專利名稱、法律狀態、專利權人資訊，像這樣同個欄位放同一排，使用者就可以很快的把這一頁的全部專利大概掃描完畢。
• 圖式模式─它主要就是以圖式呈現為主，使用者可以搭配首圖加IPC、申請人這些資訊，可以從首圖的角度來判讀，尤其是如果是跟結構有關的相關專利這個模式就會很方便。
• 多圖模式─有一些技術主題適合從圖來判讀，這個模式可以把全部的圖示展開，搭配專利基本資料，像公告日、申請人等，使用者就可以快速的導讀專利。

這些功能真的越來越便利，因為硬體成本降低，資訊處理的能力也遽增，一次可以看很多圖不會卡卡的，讓這些功能越來越厲害。
甚至現在的產品還可以自己選擇要顯示的欄位，下次登入時，就可以依據上一次設定的欄位去做顯示，真的越來越人性化。
以前因為文本結構不懂，所以專利閱讀艱澀難懂，現在的商用產品非常人性化，幾乎打破了專利閱讀的障礙，這是有關於專利閱讀的部分。

秒懂滾動式檢索作業

第一次設定好的專利檢索條件，可以按一下左邊的「再檢索」的按鈕，就會顯示檢索結果的統計資訊。
這可以概略的看一下檢索條件查出來的主要專利申請人、或者是申請年的分布、還有專利的法律狀態分布。
我可以從這邊來判斷跟我之前的產業調查的結果是不是一樣。
甚至還可以查看特定IPC的定義，針對比較符合的IPC做勾選，去做一些限縮，就可以更聚焦在主題上。
比方說像「H04N」就是跟顯示器有關的IPC，我可以直接勾選「H04N」，然後再把它改成NOT，就可以直接針對檢索條件做排除。
再來，可以點開最前面關聯度比較高的幾篇專利，瀏覽完有了新發現之後，就可以再進一步的去限縮或是擴充我們的關鍵字。
例如我要查詢5G技術的「XPUCCH」，那我不知道它的中文定義，檢索完畢之後我就可以看到，有臺灣案直接顯示它的中文用語就叫「上行鏈路控制通道」、有美國案就會直接告訴我它的全名叫做「physical uplink control channel」，我就可以很方便copy這些字，直接貼到上方的TAC，以OR直接代表空白鍵很直覺很方便，這樣就可以快速擴充關鍵字。

另外要談談官方資料庫或google patent。
google patent或是官方它們只有一般檢索，是沒有辦法幫檢索條件去做保存跟紀錄的，可是現在的專利商用資料庫都有這些功能囉！
按下旁邊的「檢索紀錄」按鈕，可以看到我剛剛曾經檢索過的檢索條件句，如果我想要保留就可以勾選檢索式再按下「加入紀錄」，就會把這個條件永久保存在我的檢索紀錄裡了。
我下一次再登入進來就可以直接選擇這個條件，不用全部重打。
甚至我可以再按一下這一顆「儲存專案」按鈕，因為如果檢索條件已經確認好，我就可以直接存成專案，後續作業就可以直接從這個專案來做，資料就不會一直變動了，那接下來我們就可以大家一起進行協同作業。
儲存到專案後，我還可以從專案管理看到歷次的檢索條件，如果有想要刪掉某一次的檢索結果也可以直接從畫面上選擇所刪除的檢索紀錄。
如果想要再增加檢索條件也可以重新檢索後，按下儲存專案時，可以選擇已存在的專案，我就可以看到以前曾經存過的專案清單，把這個檢索句儲存到選擇「5G」專案，下方的檢索名稱我可以輸入「XPUCCH」，這樣按下儲存後我下一次就可以很直覺的知道，這個檢索條件跟「XPUCCH」有關。
那再檢視專利、我們可以繼續修改檢索條件，再檢視、再修改，這個過程會反覆進行，這個功能就可以很便利的幫我把我歷程的檢索條件都自動的保留下來，後續在寫分析報告的時候也可以隨時Recall。

專利家族檢索及前後引證檢索

以前曾有使用者跟我們提出特別的需求，就是他需要專利家族或者是專利引證的檢索。
這兩個功能各自是什麼用途呢？

專利家族：主要的目的是 讓你可以知道競爭對手它的目標市場在哪個國家。
舉例來講，如果我找到一篇美國案，我可以從這篇專利的專利家族知道它還去了哪些國家申請。
所以當我們確認完全部的分析標的之後，通常我們會把全部專利的整個家族再一次的檢索回來。
這樣我就可以把這一案的所有全球市場一次分析，包含它的主要技術分布地區。
後續分析的時候我甚至可以選擇我要分析的代表標的。
比方說我要以美國專利來當家族代表執行分析、或是我要以申請日最早的案件來當家族代表執行分析。
這個後續我們未來會再深入說明。

專利引證：其實就是這件專利，誰引證了它、還有它被哪些專利引證。
以前前輩上課都會提到要滾雪球，這個其實就是指前後引證檢索。
它跟滾動式檢索完全不一樣。
依據我們實際的經驗，美國USPTO在專利審查IDS程序中，會要求申請人提交跟這一案相關文獻。
可是通常申請人提供的專利引證，其實都跟這一個技術案沒有什麼相關性。
所以滾雪球反而會徒增許多參考性很低的資訊。
如果運氣不好，擴充的無用專利可能會從200筆會變成5,000筆，其實CP值很低，所以一般專家其實比較少在使用前後引證檢索。

帳號共用，你不怕機密外洩嗎？

我們在進行檢索的調研肯定跟我正在發展的創新研發的技術有關係，這部分的檢索條件或是修改歷程都是非常機密且重要的，這個帳號資訊不可能分享也不可能共用，可是我公司只有購買一個商用資料庫的帳號，大家必須共用，該怎麼辦呢？
這個也是一直我們想要跟大家不斷提醒的，現在很多公司為了要節省帳號的費用，可能全公司都共用同一組帳號。
這樣其實很危險。
因為我們檢索紀錄如果都綁在同個帳號裡面，就很容易被別人知道現在目前最新的研究的研發計劃是什麼。
根據ISO27001資安的9.2.6的規範，帳號是不能共用的所以我們會建議針對不同的用戶，應該要創建各自獨立的帳號，甚至可以考慮全公司的授權方案，其實這樣很划算，也可以達到推廣專利檢索重要性的一個目的。
畢竟帳號管理跟公司的機密管理關聯度非常高，不可不慎。

下集主要將探討：專利檢索妄想檢全檢準一次到位？夢裡什麼都有…還是讓我們用實際案例帶你一步一步學會檢索吧！
也歡迎來我們的官網及部落格看看，了解更多針對企業應該如何做專利布局，專家顧問的看法。

若是有其他針對專利布局分析想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 導入TIPS讓工作效率降低？重點在「溝通」
2. 規劃期重點1─決定導入標的
3. 規劃期重點2─決定權責單位及管理代表
4. 規劃期重點3─智財現況診斷與分析
5. 已經擁有智財管理制度或系統的公司，TIPS導入是否更容易？

導入TIPS讓工作效率降低？重點在「溝通」

那一般來說我們將TIPS的流程分成四個階段：規劃期、導入期、驗證準備期、還有驗證審查期。
每一個階段都有它所謂的目標跟任務。
就像上一集我們有跟大家討論到的魔王階段，也就是驗證審查期。
在這個時期其實廠商已經提出TIPS的驗證申請了，那驗證單位收到驗證申請之後它會進行資格審查、書面審查、然後再進行會議審查，會議審查時再來決定需不需要進行實地審查。
在每一個階段因為委員不一樣，所以要針對當時的結果進行補件。
那因為每個階段驗證單位會給一個期限，所以我們需要在期限當中回覆委員的項目內容。
如果我們回覆的內容不夠切實，因為它回覆也只有一次機會，所以通常這個時候會非常的辛苦，因為廠商它的經驗不足。
這時候的溝通協調、回覆問題的內容以及回覆態度會非常的重要。
在這一塊我們其實也常常遇到廠商它是直接來跟驗證單位做溝通，結果就遇到它們一直在抱怨驗證單位說：它們要求太多的資料、然後提出的問題
非常的不合理…等等等。
這個其實對於驗證單位來說也很有壓力，因為它們是根據規範辦事，不會因人而異。

所以這個時候適當的「溝通」是非常重要的。
這個也是我們顧問需要在這個階段展現我們價值的地方。
常聽到很多朋友抱怨申請TIPS驗證導致它們的作業非常的沒有效率，其實可能是你的經驗不足、跟驗證單位的溝通、以及對TIPS制度的不瞭解，導致於在整個溝通的協調上發生了一些問題跟衝突。
也導致於你認為導入TIPS會增加無效率的工作事項。
但這其實也是你要委請外部顧問的價值之所在。

規劃期重點1─決定導入標的

可能有一些人會以為說在規劃期的時候，只要自己來決定我要導入的標的跟範圍、然後自己匡列所謂的工作小組成員，這個就是規劃期的工作了。
其實我們真的要跟大家說，如果你的顧問也是這樣跟你建議的，那你的顧問可能需要進廠重新再上課一下。XD
因為這個觀念是過時的。
根據TIPS在2016年修訂的規範，在條文5.1有提到，TIPS宗旨在「強調智財管理制度的政策跟目標需要跟組織的營運目標要一致」。
這個也是公司治理評鑑指標2.27中不斷強調的，「智財的管理目標需要跟公司的營運目標一致」，這是最基本的要素。
所以一般我們顧問跟企業在做訪談的時候，我們會透過導入標的跟導入範圍來協助廠商去達到所謂的智財政策目標跟公司的營運目標要做整合。
那當然我們在這個階段要再來思考，你導入的標的範圍是要以專利、商標、著作權、營業秘密哪一個為標的。
全部導入是最好的嗎？並沒有喔。
這個要再回歸剛所說的要跟你的公司營運目標一致。
這個部份如果一開始沒有設定好，驗證的時候就是會落入到所謂的主缺失，也就是「基本錯誤」。

規劃期重點2─決定權責單位及管理代表

接下來，在做導入權責單位劃分時，到底有哪些部門要納進來，這個也是跟我的導入標的有關。
像剛剛說的，導入標的如果選擇的是專利，那當然我就是挑選專利的權責單位進行導入。
所以並不是說我的導入部門越多越好。
導入目標跟權責單位，如果你的設定跟整個營運目標不一致的話，就會落入基本的錯誤，也會發生「主要缺失」的問題。
在這邊我們要特別提醒你，就像第五集所說的，申請驗證時只要有任何一個主要缺失在驗證申請TIPS時就會被否決掉。
其實這個問題還是很多導入TIPS的廠商容易出現的問題之一。
因為顧問他在一開始的時候沒辦法及時提醒，或者是說如果在座的廠商你是選擇自行導入的時候，因為經驗不足，沒有注意到類似像這樣的細節，會導致整個導入的標的跟權責部門出錯，等到驗證的時候才發現，真的會非常難處理，因為已經到這個階段了。
這個基本的問題還是要提醒大家，導入TIPS的時候設定整個範圍一定要跟企業的營運目標一致，這個部分還要跟顧問多溝通了。
像2021年很多申請驗證失敗的廠商，也都是遇到類似的問題，在導入範圍的時候沒有思考清楚。
舉個例子，不少上市櫃公司它在申請驗證的時候就會希望說以集團控股公司的名義去申請驗證，可是一般來說控股公司通常不會有研發單位或智財單位，那這部分的智財管理工作，是在關係企業身上的，這個時候去做驗證就很容易找不到權責單位，這要怎麼去通過驗證呢？
所以在規劃時期的時候，就應該要跟顧問好好的談清楚，不然驗證的時候才發現就會前功盡棄、得不償失。
因此，針對「自行導入」，我們還要再重複強調一下，風險真的非常的高，這是企業你必須要注意的地方。

規劃期重點3─智財現況診斷與分析

一般在規劃期，公司的這個智財管理的目標範圍定義完畢之後，我們會再針對貴公司的組織架構去討論最佳的權責單位，再從權責單位裡面去選出在部門當中最熟悉部門管理流程的人員，去擔任部門代表的這個角色，並成立TIPS工作小組。
這個時候公司也會需要由高階主管去指派管理代表，這個我們俗稱叫「管代」，這個角色通常會是智權單位的高階主管或者是研發單位的高階主管來擔任。
管代在公司的位階的高低，就會顯示出公司對於TIPS重視的程度。
另外，在規劃期顧問會針對各個權責單位進行現況的訪談，這個是我們在規劃期很重要的工作項目之一。
在規劃時期我們要幫企業進行智財管理現況的診斷跟分析，也就是會逐一的跟各部門進行訪談，了解企業在TIPS規範下它符合的程度是什麼。
另一方面顧問也會在這個階段去檢視各個部門它相關的作業辦法跟規範，去釐清訪談的時候各部門所說的這些管理狀況跟它的作業方法是不是一致的。
針對兩者有落差的地方，跟部門再一次開會釐清。
透過這些程序我們就可以知道現在各個部門運行的方向跟TIPS規範不同的地方。
在導入期的這個階段，我們會召開各部門會議去討論未來各部門的文件要如何進行做修訂，這個都是我們顧問在這個階段需要服務的內容。
有了這些服務，就很像我們蓋大樓一樣，有了建築藍圖訂下穩定的地基，對於我們後面是一個很好的開端。

上述項目其實真的非常考驗著顧問的熱情跟專業度，我想這也不是一般企業的同仁可以勝任的。
對於一般企業導入TIPS的流程來說，全權由承辦人員來接手，會是非常辛苦的一個工作。
可是這些事項對於專業的顧問來說，這是基礎工作，因為他們經驗豐富、看問題的部分很清晰。
對於組織的投入成本會降低非常的多，那工作效率也會提高很多。
如果企業你要自行導入TIPS，把TIPS導入工作就視為智財部門的兼職工作，承辦人員的經驗度跟效率和專業顧問相比是有差別的。
重點是導入整個TIPS的制度常常需要跨部門來做集體性的開會，這樣集體性的會議只要多開兩次，其實顧問的價差C/P值就已經出來了。

已經擁有智財管理制度或系統的公司，TIPS導入是否更容易？

公司已經有專利管理制度了，是不是智財部門自己就可以去申請TIPS的驗證了呢？
其實很多的企業都會有這個所謂的專利管理系統或專利管理制度，大家就會覺得說這個是不是就代表我們有智財管理制度了？
這個想法我們其實在前幾集也有告訴大家
大家可以再回溫一下我們TIPS系列影片前幾集有提到的內容：不是有智財管理系統就可以做這樣子智財管理制度導入。
這個想法肯定要調整一下，畢竟在TIPS的規範當中智財管理不是只有專利管理，其實它還包含所謂的這個研發管理、智財委外管理、智財教育訓練、智財條款審閱、以及採購侵權風險預防等等的，這些都是我們驗證的範疇。
所以千萬不要以為有專利管理制度的智財部門，就可以自行完成TIPS驗證了。
其實這個也是我們2021年通過TIPS驗證的廠商不達六成的原因，因為太多的顧問跟廠商掉以輕心了。

下集主要將探討：TIPS導入─導入期錯誤觀念大翻轉！顧問的專業程度與溝通能力。
也歡迎來我們的官網及部落格看看，了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。

若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。

1. 權利化評估三種保護方式─專利、營業秘密、直接公開
2. 所有的研發成果都應該經過公司內部審查嗎？
3. 導入TIPS反而會降低公司內部的作業效率？
4. 權利化評估─TIPS8.2.2機密管理，是如何規範的？
5. 制度規範與資訊系統落實都是為了強化智財保護

權利化評估三種保護方式─專利、營業秘密、直接公開

企業在整個專利管理制度的流程包含了五個階段，從技術提案、到權利化評估、後續的申請管理、專利申請過後企業內部的維護與運用、以及要回饋給企業內部的研發再循環。
上一集我們持續的在提醒技術提案在TIPS的規範裡面有哪一些注意事項、你的資訊系統如何規劃跟設計還有應注意項目。
那從這集開始我們會再討論在整個權利化的過程之中TIPS的規範有哪一些資訊系統應該要注意的事情。

企業內部的技術提案都會透過專利評審委員會去評估它的可專利性。
但事實上並不是所有的技術提案都適合申請專利，我們之前有提過其實依據技術的本質不同，它可能的保護方法跟手段也會不一樣。
通常權利化評估部分大致上會有三種手段，
那它也會影響後面的流程跟後面的實施方式，這三種手段包含有申請專利、以營業秘密保護、以及直接公開。

所有的研發成果都應該經過公司內部審查嗎？

當然都需要內部審查。
前面有提到三種保護手段包含有申請專利、以營業秘密保護、以及直接公開，下面我們會逐一詳解這三種手段、以及它需要被審查的原因。

第一種方式：「申請專利」
我們會依據這個技術它是否具有前瞻性來考慮它是不是可以具體實施在我們現有的產品上、它能不能真正去解決我們產品上遇到的問題、它能不能降低製造成本、能不能去提升良率、增加製造效率。
因此，我們可以就這個技術的價值性來評估它是否可以具體的申請專利；
申請專利後我們還要去考慮它可以申請哪一種專利，是發明、新型、還是設計；
也要依據它的市場面來決定它要申請哪些國家。
所以在整個專利的評估過程，我們需要考慮它的市場性來決定申請的國家、也要考慮它的經濟性來看要申請什麼類型的專利。
所以我們在技術提案表單上面我們都會去就不同的面向問題去考量，比方說我們會問委員說：這個技術是不是能夠確實降低我們公司的成本？可以迴避對方競爭對手的技術嗎？
委員就可以就技術層面、經濟層面跟法律層面的議題來去做回答。

那第二種方式：「以營業秘密保護」
如果我們不申請專利，也會考慮去申請營業秘密。
比方說如果這個技術被審查之後，判斷它是屬於獨門技術，全世界其實只有我才知道怎麼樣去做，技術細節不容易被重置，那它就屬於具有經濟性的獨家優勢的類型，就不適合申請專利。
這種就比較適合用營業秘密的方式來保護。
像可口可樂的配方啦、養樂多的酵母菌等。
法國有一個很有名的LC的這個花盤還有鑄鐵鍋，它的陶瓷上面的釉色會跟它的釉料的上製方式以及燒製方式有關係，才能夠呈現很漂亮的漸層色。
這些都很適合去申請營業秘密。
如果相反的，產品一上市它就很容易透過逆向工程的方式讓別人可以如法炮製，這種就沒有辦法確保它的秘密性，那就不適合用營業秘密的方式來保護，它就應該要申請專利，來確保我們具有排它的一個競爭地位。
如果是用營業秘密的方式來保護的話，我們也可以去參考在TIPS的規範當中8.2.2機密管理裡面有提到「組織應建立並維持機密管理程序」。
相關的規範都有在裡面有提到。
經濟部智慧產局也有專門出一本營業秘密保護實物教戰守則2.0，可以讓大家做參考。

然後還有第三種作法就是將技術直接公開，如果這個技術的生命周期比較短的，因為我們知道專利審查可能會需要兩到三年的時間，其實對於公司來講它在取得市場最有利的一個權益的時候，可能會因為這個審查時間而受影響。
這時候我們就可以考慮用申請新型的方式來去做專利權的取得、保護，因為新型的申請不需要經過實體審查，它只需要程序審查就好了，所以它可以短在三到六個月之內就可以取得專利權利，就可以讓公司來藉以主張它的專利權。
但如果技術的經濟性跟秘密性都不具備的時候，在戰略的考慮上面有些公司也會考慮直接把這個技術對外公開。
一方面是避免讓競爭對手可以去取得專利的一個機會，另外一方面它可以藉以去宣揚它的一個技術的實力，來藉以取得市場的信任感。
當然公開的技術內容還是必須要經過審查程序，比方說像快時尚的這個服飾、衣著，它就因為生命週期比較短，就會搶上市跟公開的時間，而不會用申請專利的方式來加以保護。
所以這一個部分，我們在做專利管理系統設計的時候也必須要去考慮它是否有符合TIPS的規範。
評審紀錄跟會議的結論、大家的考量的過程，表單的設計跟流程的規劃上面都必須要考慮。

資訊系統的流程設計跟資訊的紀錄，要很深入的去探討，因為這跟我們保護的類型有關。
就算是透過專利的保護，我們也要去記錄它的專利申請的類型、跟它要申請哪一些國家，這些議題都需要綜合去做評估跟討論。
這也是之前我們所提到的在8.1.3成果審查裡面要強調，研發成果應經過審查後才可以對外公開，同時也要符合企業原本訂定的政策目標，才會是完善的保護策略。
企業如果要做TIPS導入，但在整個資訊系統規劃的不夠完善，就會像第五集建議的，可以先用紙本的方式去執行，來確保我們能夠符合TIPS驗證的要求跟規劃。
資訊系統的部份我們可以等日後再來好好規劃要怎麼去做客製。
在整個權利化的過程之中，要保護的項目、範疇很多，要討論的東西不只是經濟性、技術性、獨門技術的保護議題以外，還有生命週期的思考，都是你要評估的重點。

導入TIPS反而會降低公司內部的作業效率？

業界朋友常常會說，導入TIPS制度其實會讓公司的作業更無效率，為什麼會有這樣子的議題呢？
其實這個結論在我們看來是有點偏頗的，因為現在企業所使用的產品並不一定是專門給「專利管理」與TIPS制度所設計的系統。
它們有的可能就用現成的Flow或是文管系統，那它就只是一個簽核紀錄的保存而已，並不能真正去解決在專利管理程序當中我們剛剛提到要去考慮經濟性、秘密性、或者是法律性等等這些綜合性的可專利性的評估，以及真正在產品的智財布局的管理。
所以它並不是真正以專利管理為核心去思考的一個產品，當然就會跟TIPS的精神背道而馳。
我想這一個部分也是在提醒企業主朋友，你在推動企業的專利管理制度系統的設計的時候要思考的重點。

權利化評估─TIPS8.2.2機密管理，是如何規範的？

在整個權利化評估的階段，除了剛剛提到的TIPS8.1.3成果審查還有8.1.4智財提案審查之外，跟權利化評估有關的還有8.2.2機密管理。
因為在我們在智財提案審查的時候我們都需要將技術的內容事先提供給評審委員去看，那如果沒有一個資訊系統的話，它一定是透過實體會議的方式來進行。
那我們就需要事先把這些技術提案的文件以紙本的方式印給評審委員，再透過紙本傳簽的方式傳遞給評審委員去做事先的閱覽。
可是因為這些技術文件都是我們企業內部最新的第一手技術研發成果，所以我們要考量在整個技術文件傳遞過程當中，有沒有可能被不相干或是還沒有授權的人員不小心看到。
甚至在文件會議結束之後文件的回收跟銷毀程序，也都是我們必須要去考慮的。
這個其實也是大家常常會忽略的，因為其實評審委員可能跟智權部門不在同一個地方上班。
比方說有一些比較大型的企業，它們的評審委員可能在南部、智權單位也許在總公司在北部。
那這個時候智權單位需要把文件印出來之後，透過郵寄的方式讓南部的評審委員可以事先做閱覽。
郵寄過程當中掉件誰負責？
而且在傳遞過程當中，到底誰曾經看過這份文件？
建議企業要好好去審視評估在權利化過程當中，機密文件的管制措施跟方法。

制度規範與資訊系統落實都是為了強化智財保護

評審會議用紙本傳簽的方式可能是一個緩不濟急而且作業無效率的方法。
在資訊系統的設計上，我們會建議評審會議改採用線上會議的方式來進行。
我們可以事先以電子檔的方式讓委員可以在線上做閱覽，因為是在線上閱覽，我們就可以去規範具有資格的人、有權限的人才能夠檢閱。
而且這個檢閱權限時間到期之後，他也不能夠再繼續上來做閱覽的動作了。
這部分就可以確保文件不被外流。
第二個好處是因為委員他可以直接上系統去填寫他的評審意見，就不會發生在現場投票的時候有些委員可能會不好意思投不贊成票。
他就可以用一個比較公正、公平跟獨立的方式，來運行整個評審作業。
還有一個更好的好處是因為我們的評審委員有時候數量會非常多，因為會涵蓋行銷部門、研發、製造、法務部門等等，事後要去彙整跟統計十分麻煩，如果有資訊系統輔助的話，因為委員的意見是直接記錄在系統裡面，所以技術單位跟智權部門就可以直接在系統上面看到統計結果。
比方說從經濟面的角度去看，十個委員它的投票結果，對於經濟性的評分、對於技術角度的評分，它都可以一覽無遺。
那就可以自動化去做到我們的技術、盤點、分類都是水到渠成的完成。
因為上述這些，跟研發成果保護的最後成果是有關係的。
它會是公司研發的命脈，它不可以出錯，這個對智權部門而言完全是如臨大敵。
也因此那些沒有導入資訊化的企業裡，每季的評審會議期間，智權單位加班是常態。
重點是裡面的機密文件，如果不小心送錯人更是糟糕。

專業的智財管理系統，確實是需要一個專業的產品來保護它。
它是一個嚴肅、完整、專業的議題，每個階段我們都必須小心的去應對。
所以我們在這邊再三叮嚀，TIPS開宗明義就表示：智財管理要與組織營運目標相連結，規範文件也要跟我們實際的紀錄文件要相同。
像第五集我們提到的，如果自行更動獎勵的方式，那一定要記得回頭去修改我們的制度文件，才能夠確保我們的智權目標跟組織的經營目標是有互相勾稽的。
組織與時俱進的來調整整個政策跟目標這是正確的，因為組織必須跟著你的利害關係人或者是內外部議題一起前進，這是組織在整個市場系統裡面一個很正常的狀況。
不過你的政策目標在更動，你的制度一定也會更動，你的資訊系統在落實的時候可能也要做一個調整。
同時，資訊系統為了更能夠有效率的去滿足整個作業的程序，有些時候我們單位主管會自行來調整系統的設計，可是請你也要回饋給制度，因為制度必須要公告實施，讓相關的參與部門的同仁能夠了解現行的公司的整個制度的規範是什麼。
一個好的專利管理系統它可以輔助落實我們的TIPS制度跟ISO的制度，更重要的是它最後的目標是要去強化企業的智慧財管理保護機制，進一步的去提升企業的技術的競爭力。
TIPS在目前的規劃裡頭，在整個成果的審查階段還有機密文件的管理，都需要做到很嚴肅、很嚴謹的保護機制，透過完善的資訊系統，可以讓你不僅提高整個審查效率，重點是整個實質上的機密性管理還有保護措施，才能夠去執行規範並落實。

下集主要將探討：紙本權利化評估作業效率低落，還會出現機密管理的問題；但若是想完全改用線上作業的方式，又會有作業流程上的差異及細節需要留意。
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